Systemy informatyczne zastosowane w firmiach, instytucjach czy przedsiębiorstwiach maja bezpośredni wpływ na sposób organizacji pracy.
Wdrożenie systemu:
  • wymaga określenia potrzeb danej organizacji,
  • właściwej konfiguracji wszystkich elementów systemu,
  • przygotowania koniecznych procedur i przeszkolenia przyszłych użytkowników.

W każdym przypadku wdrażanie systemu informatycznego jest przedsięwzięciem unikalnym, ze względu na zastosowane rozwiązania, specyfikę firmy i wymagania użytkowników.
Wdrażanie systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym. Zakres działań podejmowanych w celu optymalnego przystosowania systemu do oczekiwań przyszłych użytkowników jest następujący:

1. Weryfikacja potrzeb

Wiele możliwości dostosowania systemu do potrzeb użytkownika jest standardowo umieszczonych w słownikach systemu, inne konfigurowane są na życzenie danego użytkownika. Konieczne jest zatem ustalenie jaka konfiguracja będzie optymalna dla danej organizacji, czy potrzebne będą zmiany samego oprogramowania, a jeśli tak, to w jakim zakresie. Na tym etapie jest określany czas wdrożenia oprogramowania. W przypadku, kiedy potrzeby użytkownika nie determinują zmian w samym oprogramowaniu, czas wdrożenia pełnego systemu wynosi około 4  tygodni.

2. Zebranie informacji niezbędnych do optymalnej konfiguracji systemu

Proces wdrażania systemów wymaga przygotowania sposobu wykorzystania oprogramowania w codziennej pracy.

3. Dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika

Zmiany w oprogramowaniu mogą dotyczyć specyficznych dla firmy-użytkownika (innych niż uwzględnione przez twórców programów) procedur, danych wprowadzanych i uzyskiwanych z systemu w formie raportów czy zestawień,  itd.
Możliwości w zakresie rozbudowy i konfiguracji systemu są bardzo szerokie. Zmiany wykraczające poza standardowe opcje konfiguracji wymagają dłuższego okresu przygotowania. Większość działań związanych z indywidualną konfiguracją systemu prowadzonych jest w ramach opłaty licencyjnej. Specyficzne rozwiązania wymagają indywidualnych ustaleń.

4. Instalacja i przygotowanie systemu do pracy

Instalacja systemu przebiega szybko i nie powoduje przestojów w praca. Przygotowanie systemu do pracy wymaga zdefiniowanie pewnych parametrów wstępnych.

5. Szkolenie użytkowników

Wdrożenie systemu  w istotny sposób wpływa na organizację pracy firmy.  Programy systemu wyposażone są w funkcje Pomoc. Wskazówki dla użytkowników mają charakter ogólny i kontekstowy i są dostępne na każdym poziomie programu. Niezależnie od wszystkich wymieniony form szkolenia, użytkownicy systemu zawsze mogą liczyć na pomoc merytoryczną od autorów oprogramowania.